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律师事务所管理过程中的平台建设
发布时间:2014-11-07 19:32:00     作者:   分享到:

上图显示律师事务所平台应具备的特点:形象、管理、发展、传承、效率、宣传、沟通。现在详细与大家分享前五个特点的内含和具体。
一、形象
首先,律师事务所形象是指人们通过律师事务所的各种标识、办公环境,而建立起来的对律师事务所的总体印象。律师事务所形象是律师事务所文化的一种外在表现形式,它是社会公众与律师事务所接触交往过程中所感受到的总体印象。
其次,律师事务所形象建设应引入企业形象识别系统:
CIS(CorporateIdentitySystem,企业形象识别系统)分为三个方面,即企业的理念识别(MI),行为识别 (BI)和视觉识别(VI)。
理念,是指企业在长期生产经营过程中所形成的企业共同认可和遵守的价值准则和文化观念,以及由企业价值准则和文化观念决定的企业经营方向、经营思想和经营战略目标。
行为,是指企业理念的行为表现,包括在理念指导下的企业员工对内和对外的各种行为,以及企业的各种生产经营行为。
视觉,是指企业理念的视觉化,通过企业形象广告、标识、商标、品牌、包装、企业内部环境布局等媒体及方式向大众表现、传达企业理念。
二、管理
律师事务所管理换句话说就是律师事务所服务,管理与服务是律师事务所管理中相互依存、互相促进的关系,管理中蕴含服务、服务中体现管理。
律师事务所管理建设重点在于行政管理与财务管理的建设:
行政管理:律师事务所各项流程工作有序运行,律师办公舒适度提升、办公便捷性增强,行政人员提供服务多元化,如印刷装订、证据制作、快递邮寄等)。
财务管理:财务部具备基础管理服务职能外,还应具有律师事务所整体财务工作规划、年度财务分析报告、律师团队/律师个人财务分析报告,尤其是律师团队/律师个人财务分析报告中应体现收入来源的主要行业、价值客户排名、支出构成及占比、收入/支出曲线图、等内容。
三、发展
律师事务所发展关键在于人力资源管理,通过科学管理方法,进行合理的培训、组织和调配,同时对人的思想、心理和行为进行恰当的控制和协调,充分发挥人的主观能动性,实现长远的发展。
人力资源管理建设包含:律师事务所文化建设、律师成长计划、青年律师扶持计划、合理可持续的分配制度、律师退休保障制度。
(1)律师事务所文化建设:律师事务所要有“所训”,所训是一种信仰,所谓“志同者、道可合”;要有发展目标,发展目标可以分为近期目标、远期目标,近期目标时间周期短,律师事务所可借此奖励、庆祝,增加所内律师的成就感,远期目标宏大高远,律师事务所以此激励所内律师保持向前的冲劲。
(2)律师事务所要有律师成长计划(发展路线图):实习律师——律师——合伙人——高级合伙人
(3)青年律师扶持计划:设立公益金,对于紧急事件的无偿援助;设立无息扶持金,对于生活重大支出的无息借款。
(4)设立合理的可持续发展的分配制度,收入分配能只注重短期利益,要以远期计划、可持续性发展为前提。
(5)律师退休保障制度:律师在律师事务所工作达到一定年限或者达到一定年龄根据保障制度的规定,律师可以选择退休,律师事务所根据律师退休时的退休金等级进行发放。以此来提升老律师归属感。
四、传承
传承是律师事务所长远发展的基石,传承的主要内容就是律师事务所内的律师多年的办案心得、各种成形的法律文书、办结的案件卷宗。这些是律师事务所的无形资产,是律师事务所的珍宝,需要有载体将它们传承给后续的律师,可以说需要一个藏宝洞。
知识库就是藏宝洞,知识库的建立需要所内律师长年累月的积累,所以需要有一套维持知识库运行的机制:
(1)律师事务所应制定业务办理流程、法律文书模板上传至知识库;
(2)律师结案时提交的卷宗纸质版同时应提交电子版;
(3)律师上传、分享:案例分析文章、法律问题分析文章、业务办理经验总结文章等。
(4)设置浏览权限:所内共享、部门共享、制定共享、个人独享。
(5)制定上传、分享文章奖励机制。
五、效率
从管理学角度来讲,效率是指在特定时间内,组织的各种投入与产出之间的比率关系。效率与投入成反比,与产出成正比。可以说效率是每个机构运转时所关注的重要因素之一,律师事务所也不例外,随着律师事务所规模的扩大,律师人数的增长,律师事务所内部机构设置的增加,律师事务所再不是向以前那般一两办公室、十几名律师、一两个内勤兼财务的时代。效率问题是律师事务所管理过程中的核心问题。
律师协同办公平台建设是解决这个问题的关键所在。
(1)律师协同办公平台建设方式:自我研发软件平台、购买专业软件公司软件平台;
(2)律师协同办公平台包含:流程审批、业务管理、客户管理、人力资源、知识管理、行政管理、财务管理、工作日志管理。
(3)操作平台应实现PC与手机双平台操作。
律师事务所平台建设在今后的很长一段时间,还将会是业内关注律师事务所发展人士讨论的核心,本文仅笔者根据自身从事律师事务所管理过程中经验、感悟及同行交流的心得总结而出。愿以此为国内律师事务所发展尽绵薄之力,并愿与业界同仁多多交流。(作者:刘柯夫 陕西博硕律师事务所律师)